In diesem Blogbeitrag erhältst du 4 einfache Tipps, wie du mehr deiner Anfragen in Buchungen verwandelst. In der heutigen Zeit reicht eine gute Dienstleistung einfach nicht mehr aus, sie wird von den Brautpaaren vorausgesetzt. Somit wird es auch immer schwerer, die Anfragen in Buchungen zu verwandeln.
Doch wie kannst du, ohne viel Aufwand, dem Brautpaar deine Vorteile darlegen, wie kannst du das Brautpaar von dir überzeugen?

Der Schlüssel zum Erfolg lauet: eine perfekte Kundenbeziehung

Das Brautpaar entscheidet sich nicht wegen deiner Kamera oder wegen deinen Objektiven für dich. Nein. sie entscheiden aufgrund der Sympahtie zu dir. Klar deine Bilder bzw. deine Arbeit muss ihnen natürlich gefallen, aber da draußen gibt es so viele gute Dienstleister. Was also unterscheidet dich von ihnen?

Der Schlüssel ist tatsächlich die Kundenbeziehung. Das Brautpaar will an ihrem wichtigen Tag keinen Fehler machen. Sie wollen sich 100% sicher sein, dass du der perfekte Dienstleister für ihren großen Tag bist. Denn dieser Tag kann nicht wiederholt werden. Ich selbst bin gerade verlobt und wir suchen gerade Dienstleister für unsere Hochzeit und uns geht es genau so. Wir wollen keinen Fehler machen. Was wenn uns der Fotograf am Hochzeitstag nicht sympathisch ist? Wenn er am Hochzeitstag nicht unsere Wünsche erfüllt? Wenn er zu spät kommt? Sich daneben benimmt? Da gehen einem echt viele Fragen durch den Kopf! Und das bezieht sich natürlich nicht allein auf den Fotografen, sondern auch auf die anderen Dienstleister. Natürlich haben wir ein gutes Urvertrauen. Aber wir haben halt schon vieles bei Hochzeiten gesehen.

1: Dankesseite erstellen

Der erste Schritt, eine bessere und vor allem persönlichere Kundenbeziehung aufzubauen, ist natürlich zum Zeitpunkt der Anfrage. Sobald das Brautpaar dir eine Anfrage für ihren großen Tag gesendet hat, kannst du sofort von allen anderen Dienstleistern mit einem einfachen Trick herausstechen. Mit diesem Trick beschäftigt sich das Brautpaar länger mit dir, deiner Leistung und deiner Webseite, sodass du länger im Gedächnis bleibst.

Hast du selber schon mal einen aus vielen Dienstleister gesucht? Wie gesagt, wir tun das gerade. Klar kennen wir als Hochzeitsfotografin und Videograf viele tolle Dienstleister – in unserer Heimat! Wir heiraten aber in der Toskana und das ändert einfach alles! Entweder wir zahlen unseren “Heimat”dienstleistern 20 Stunden An&Abreise oder wir suchen Dienstleister vor Ort. Und da fängt der Spaß an. Es geht mir gar nicht mehr so sehr darum wer geniale Fotos macht – da gibt es schon eine Menge guter Fotografen. Und klar um ehrlich zu sein, interessiert uns in erster Linie der Preis. Es ist nun mal so! Und ja wir sind bereit mehr als der Durchschnitt auszugeben. Aber wenn wir alles herunterbrechen – die Marke, die Awards, die Bilder. Was bekommen wir wirklich für unser Geld?

Und deshalb, so banal es klingt, bin ich einfach mal auf Google Maps gegangen und hab rund um Siena wahllos ein paar Fotografen rausgesucht. Ohne ihre Website genau zu durchforsten, hat mich nur eines interessiert: Eine Emailadresse oder ein Kontaktformular. Sobald ich auf “absenden” geklickt habe, war ich mir teilweise nicht sicher ob die Anfrage gesendet wurde. Oft stand etwas auf italienisch da – aber in grün. Grün finde ich gut. Grün = Fahren! Bei manchen passierte gar nichts und wieder bei anderen kam ich einfach zurück auf die Startseite. Hallo? Hast du jetzt meine Nachricht bekommen? Hope so!

Was könnte nun den suchenden (und verzweifelten) Brautpaaren alles ein bisschen erleichtern? Oder zumindest das Gefühl geben “hey deine Nachricht ist angekommen und ich werde mich bei dir melden!”.

Der einfache Tipp ist die Dankesseite.  Sobald das Brautpaar auf den Button “Absenden” bei dem Kontaktformular geklickt hat, kannst du das Brautpaar automatisch auf eine neue Seite leiten. Diese Seite ist eigentlich geheim und man gelangt nur nach einer neuen Anfrage auf diese Seite. Doch was macht man jetzt auf dieser Seite?

Du kannst hier zum Beispiel ein Video von dir abspielen lassen. In diesem Video bedankst du dich für die Anfrage und versicherst dem Brautpaar, dass die Anfrage erfolgreich eingegangen ist. Des Weiteren kannst du dem Kunden hier noch ganz viele Neuigkeiten präsentieren. Oder einfach noch mal die banalsten Infos – wie gesagt, die Details der Websiten haben mich in erster Linie nicht interessiert. Was du in diesem Video erzählst ist dir überlassen. Der Sinn dahinter ist, dass das Brautpaar mit dir eine Bindung aufbaut, dich sympathisch finde, Zeit auf deiner Webseite verbringt. Frag dich doch, was braucht den das Brautpaar, welche Fragen haben sie den, wie könntest du ihnen helfen?

(Sandra meinte: oh ja das kann ich dir sagen: eine ganze Hochzeit anzusehen wäre schön – bei Foto oder Videografen. UND vor allem wo sie herkommen?! Bei so vielen Dienstleistern findet man kein Impressum oder wo sie überhaupt her sind. Damit ich mir zumindest ungefähr die Anfahrtskosten errechnen kann.)

Du könntest zum Beispiel die häufigsten Fragen direkt beantworten, du erklärst ihnen die nächsten Schritte bis zur Buchung, du zeigst deine besten Bilder einer Hochzeit, du empfiehlst geniale Dienstleister oder du lieferst ihnen einige coole und hilfreiche Blogbeiträge. Die Möglichkeiten sind unbegrenzt.

Was denkst du, wird das Brautpaar sagen, wenn du für sie alles gibst? Wenn du sie wirklich unterstützt?
Und ganz ehrlich, welcher Dienstleister macht das schon so? Keiner. “Grazie del consiglio!”

Also, damit kannst du sofort eine bessere Beziehung zu deinen Kunden aufbauen und bekommst mehr Anfragen in Buchungen verwandelt.

2: Autoresponder bei neuen Anfragen

Jener Dienstleister, der als erster Antwortet, hat die höchsten Chancen gebucht zu werden.“. Meistens werden 3-4 Hochzeitsfotografen, Hochzeitslocation usw angefragt. (oder die ganz verrückten wie Sandra einfach mal acht oder mehr angefragt hat). Die Brautpaare wollen vergleichen, wollen keinen Fehler machen und wollen einfach für sich den besten Dienstleister finden. Doch kaum ein Brautpaar nimmt sich die Zeit, sich mit 4 Hochzeitsfotografen persönlich zu treffen (oder ihre Websiten vorab so genau unter die Lupe zu nehmen, PS ich hab mich immer bei Anfragen geärgert, warum ich soviele Fragen gestellt bekomme, wo doch eh alles auf der Website steht, ich nehm’s zurück). So viel Zeit haben sie nicht. Das heißt, wenn der erste Fotograf rasch zurück schreibt und mit ihnen ein Treffen organisiert, dann hat er die höchsten Chancen. Denn das Brautpaar wird sich vielleicht noch mit einen zweiten Fotografen einen Termin ausmachen, aber kaum wohl mit Nummer 3 und Nummer 4. Wer also zu lange wartet, der hat bereits verloren. 

Doch wir können ja nicht rund um die Uhr am PC sitzen und auf die nächste Anfrage warten.
Wir können ja nicht immer der Erste sein!

Oder gibt es hier vielleicht doch eine Möglichkeit?
Doch die gibt es und die ist tatsächlich sehr mächtig. Der Geheimtipp ist der Autoresponder.
Wenn du eine neue Anfrage für eine Hochzeit bekommst, dann sendest du dem Brautpaar direkt und automatisch eine vorgefertigte Antwort an ihre Anfrage zurück. Somit antwortest du als erstes und wenn du hier auch noch gleich weitere Fragen stellst, dann muss das Brautpaar als nächstes antworten und nicht du. Somit kannst du noch im Garten in der Sonne liegen, bekommst neue Anfrage und musst diese erst beantworten, wenn das Brautpaar erneut zurück geschrieben hat.

Doch was soll jetzt in dieser Autoresponder-Nachricht drinnen stehen?
Hier ist meine Antwort als Hochzeitsvideograf:

Mein Antwortext

Mit dieser automatischen Antwort auf ihre Anfrage weiß das Brautpaar, dass die Anfrage angekommen ist, dass ich noch etwas mehr Daten benötige und sie bekommen auch gleich noch einen Link zum Blog, wo sie viele Tipps und Tricks zur Planung ihrer Hochzeit bekommen. Somit gehen sie auf die Webseite, beschäftigen sich mit den Inhalten und den Dienstleistung und die Kundenbeziehung kann erneut wachsen. Des Weiteren liegt die Antwortschuld nun beim Brautpaar und nicht beim Dienstleister :D.

(bei der Suche nach dem besten Hochzeitsfotografen hat mir nur einer mit einer ganzen Hochzeitsreportage geantwortet – da musste ich natürlich sofort drauf klicken und mit dem habe ich mich dann auch länger beschäftigt – also vielleicht auch hier einen Link zu einer ganzen Hochzeitsreportage hineinpacken + Passwort dann wirkts gleich noch geheimnisvoller!)

“{{KontaktVorname}}” ist übrigens ein Platzhalter für den Vornamen der angefragten Person. Dieser Platzhalter wird automatisch durch den echten Namen ausgetauscht und die Person wird somit persönlich im E-Mail angesprochen. Dies geht automatisch mit der Software Hochzeit.Management.

Wie kann man solch eine automatische Antwort erstellen?
Das geht mit fast jedem E-Mail Provider. Einfach mal nach Autoresponder + DEIN-EMAIL-ANBIETER googlen. Wenn eine E-Mail in deinem Postfach landet, dann sendst du automatisch eine Nachricht zurück. Wie im Urlaub. Das Problem hierbei ist jedoch, dass du das ja nur bei neuen Anfragen und nicht bei jeder Anfrage machen möchtest.

Der einfachste Weg ist, dies über Hochzeit.Management zu erstellen, da du hier mega viele Möglichkeiten hast.
Eine kostenlose Variante wäre auch, dass du Anfragen die von deinem Kontaktformular kommen auf eine eigene, geheime E-Mail Adresse sendest. zb. anfragekontaktformular@deinbrand.de. Und alle Anfragen die an diese E-Mail gesendet werden, sendest du direkt deine automatische Nachricht. Und wenn du eine E-Mail vom Brautpaar zurück bekommst, dann antwortest du wieder mit deiner normalen E-Mail Adresse.

3: E-Mail Vorlagen

Mit den ersten zwei Tipps konntest du jetzt die Kundenbeziehung schon um Längen verbessern. Das Brautpaar kennt dich besser, weiß, dass du rasch und hilfreich antwortest und wirklich bemüht bist, ihnen den besten Tag zu schenken. Das Brautpaar hat bereits auf deine Automatische E-Mail geantwortet und nun bist du das erste mal erst an der Reihe aktiv in Kraft zu treten. Cool eigentlich oder?

Doch wie hältst du jetzt die gute Kundenbeziehung aufrecht? Wie kannst du dem Brautpaar rasch und einfach helfen ohne wieder viel Aufwand und Zeit zu investieren? Warum eigentlich wenig Aufwand und Zeit investieren? Nun ja, wenn du fünf Anfragen pro Jahr bekommst, dann kannst du dir alle Zeit der Welt nehmen um diese perfekt zu beantworten. Sobald die Anfragen aber mehr werden und du 20-200 Anfragen pro Jahr bekommst, hast du vermutlich einfach nicht mehr diese Zeit.

Und genau deshalb empfehlen wir dir E-Mail Vorlagen zu erstellen.
Die meisten Brautpaare haben die selben Fragen: Wie lange bist du dabei, was kostest du, kommst du alleine oder zu zwei, was ist alles dabei, Anfahrtskosten usw….

Wenn du jetzt aber auf jede neue Anfrage mit einem leeren Blatt Papier startest, schreibst du jedes mal alles neu. Das benötigt Zeit und Energie. Jeden Text den du mehr als dreimal geschrieben hast, ist es Wert als Vorlage erstellt zu werden. Es wäre sinnvoller, du schreibst dir das Grundgerüst einmal vor, formulierst dies perfekt, achtest auf deine Rechtschreibung (ich hab mega viele Rechtschreibfehler wenn ich es spontan schreibe :D) und speicherst diese Nachricht ab. Dann kannst du dieses Grundgerüst bei der nächsten Anfrage einfach kopieren, fügst noch persönliche und passende Worte zur Anfrage hinzu und sendest die Nachricht ab. Das spart dir mega viel Zeit.

Des Weiteren kannst du in diesen Nachricht wieder deine Webseite erwähnen, deinen Blogbeitrag, deine Dienstleisterempfehlung anhängen und vieles mehr. Dadurch verbessert sich erneut deine Kundenbeziehung.

Wie kann man solche Nachrichten speichern?
Jedes Mailprogramm hat Signaturen. Du könntest dir für jede gespeicherte Nachricht eine Signatur erstellen. Dann hast du es direkt im Mailprogramm, wählst nur die entsprechende Signatur aus und kannst sofort weiter schreiben.
Oder du verwendest Programme wie aText (Mac) oder Textexpander (Win+Mac) wo diese gespeicherten Nachrichten auch in allen anderen Programmen wie Facebook, Instagram und Co. verwendet werden können.

In Hochzeit.Management kannst du diese Emailvorlagen ebenfalls anlegen, passend formatieren, Platzhalter einfügen und Anhänge abspeichern. Somit sparst du dir hier erneut viel Zeit. Hol dir einfach mal die Testversion.

4: Nachfassen

Auch für diesen Tipp kann man sich natürlich eine E-Mail Vorlage anlegen :D. Worum gehts eigentlich?
Frisch verlobte Brautpaare fragen viele Dienstleister an, haben viel zu entscheiden, müssen einiges organisieren und da kann es einfach, ich sprech aus eigener Erfahrung, passieren, dass man die Planung schleifen lässt, oder manche Dienstleister einfach vergisst zu buchen. Naja nicht zu buchen, aber man ist eh ohnehin schon überfordert. Ich nehm es ab sofort keinem Brautpaar mehr übel, wenn ich nichts mehr von ihnen höre! Das ist aber für dich als Hochzeitsfotograf natürlich sehr schade. Oft denkt man sich auch, das Brautpaar hat kein Interesse, sie wollen mich nicht, dann bin ich nicht der Richtige.

Wenn man das Brautpaar aber einfach mal freundlich erinnert bzw. nachfragt ob man noch etwas tun kann, ob noch Fragen offen sind, dann werden sie wieder daran erinnert. Auf jeden Fall steigert diese kleine Nachfrage-E-Mail oder ein Anruf die Kundenbeziehung. Tatsächlich ist es so, dass sich viele Brautpaar bedanken, dass man nachfragt und sie erinnert.

Einfach eine Erinnerung erstellen, dass man 14-30 Tage nach der Anfrage noch einmal kurz eine E-Mail Vorlage sendet und nachfragt, ob man noch irgendwie helfen kann.

Zusatztipp:

Follow-Up-E-Mail:

Ein Zustatztipp der die Kundenbeziehung auch ganz einfach verbessern kann ist eine Follow-Up-E-Mail.
Was ist das genau?
7-14 Tage nach der Anfrage sendest du dem Brautpaar noch einmal eine E-Mail mit Tipps, deinen Bildern, den FAQs oder eine Geschichte. Sinn der E-Mail ist einfach, dass du wieder ins Gedächnis gerufen wirst, und sie wertvollen Inhalt von dir bekommen. Hier meine E-Mail als Hochzeitsvideograf:

In dieser E-Mail geht es nicht um das Angebot oder dem Brautpaar druck zu machen endlich zu buchen. Ganz und gar nicht. Einfach eine kurze E-Mail die dich ins Gedächnis des Brautpaares rufen soll.

Mit diesen einfachen Tricks und Tipps kannst du die Kundenbeziehung zu deinen Brautpaaren verbessern, ohne viel Aufwand und Zeit in jede einzelne Anfrage zu stecken. Klar, es benötigt Vorbereitung. Doch wenn dies mal erledigt ist, dann läuft das und die höhere Anzahl an Buchungen wird es dir entlohnen.

Wenn du zu einem Tipp Fragen hast, nutze einfach die Kommentarfunktion.
Viel Spaß bei der Umsetztung.
LG Sandra und Andreas von Hochzeit.Management